Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu powinno się ustalić sporo najmniejszych elementów, które w przyszłości wpływają na sposób realizacji całego zamówienia. Nie chodzi wyłącznie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia a także warunki panujące w punktach przeładunkowych.
W przypadku ładunków o nietypowych wymiarach niezbędne może być wcześniejsze sprawdzenie sposobów dojazdu i przygotowanie odpowiedniego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach też występują ograniczenia, choćby na prawdę często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie auta, dostawa może być przyjmowana jedynie w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed zobowiązaniem szczegółowego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może posiadać wpływ na kolejne decyzje, zwłaszcza gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.
Przy kształtowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż tylko na liczbę kilometrów. Droga wybrana na bazie mapy może w rzeczywistych ustaleniach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych pojazdów, remonty, utrudnienia komunikacyjne albo skomplikowany dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie moraz kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, aby dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W przeciwnym przypadku w trakcie postoju może być potrzebne przesuwanie innych towarów, co wydłuża obsługę. Zdarza się, że korzystniejsza okazuje się trasa nieco bardziej długa, ale pozwalająca zachować ustalone godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują także kontrolę informacji pojawiających się już podczas realizacji zamówienia. Przewóz może przebiegać zgodnie z planem, niemniej jednak wystarczy opóźnienie podczas załadunku, by niezbędne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie posiadać większego znaczenia, natomiast przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest bieżące przekazywanie informacji pośród osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce problemem bywają też rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem prawdziwym. O ile liczba palet jest większa niż podano lub towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Analogicznie funkcjonuje informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Z pozoru niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.
Przy regularnych przewozach w szczególności przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam intencja nie pokazuje, ile czasu naprawdę trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą mieć znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. Jeżeli dany punkt regularnie wymaga dłuższego oczekiwania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający tylko z odległości. Dokładnie tak samo można oceniać zastosowanie przestrzeni pojazdu a także częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, między innymi różnice w organizacji ruchu, przepisy aktualne na poszczególnych trasach a także czas potrzebny na czynności związane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które ukazują się dopiero podczas realizacji zlecenia.
Dodatkowe informacje: transport drogowy Kraków.
