Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie liczby wolnych stanowisk, lecz też zakresu obowiązków, wymaganych kwalifikacji i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności ukazują się na prawdę bardzo często wówczas, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy albo wymagania wobec pracownika są zbyt szerokie. Znajdowanie stosownej osoby może wtedy trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.
Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, między innymi przez analizę potrzeb kadrowych, ustalenie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Istotne jest dodatkowo rozróżnienie wymogów koniecznych od dodatkowych. Jeśli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i pełnej dyspozycyjności, powinien określić, które z owych warunków faktycznie wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.
Sposób prowadzenia naboru uzależniony jest od rodzaju stanowiska a także sytuacji na rynku pracy. W sytuacji pracy wymagającej konkretnych uprawnień ważne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych obowiązków. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą mieć sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów a także przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających ustalone kryteria. Nie oznacza to jednakże, że każdą kompetencję da się ocenić na bazie dokumentów lub krótkiej rozmowy. Niektóre kwalifikacji wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero w trakcie wykonywania obowiązków. Ważne jest też przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana zaleceń w trakcie procesu lub niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie wyborów obu stronom.
Osobnym zagadnieniem jest dopasowanie formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne ukazują się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem lub realizacją określonego projektu. W takich wypadkach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy lub organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji trzeba ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania obowiązków oraz warunki umowy. Warto również uwzględnić czas potrzebny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, o ile osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie moraz organizacja szkoleń i dostępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych sposobów zespołu może wpływać na terminowość wykonywania zadań.
Współpraca przy rekrutacji wiąże się także z przetwarzaniem danych kandydatów i postanowieniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane zgodnie z aktualnymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych a także okresu ich przechowywania. Równie ważna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. Jeśli podczas rozmów okazuje się, że obowiązki, wynagrodzenie albo godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać własną aplikację, a proces powinno się zacząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i uaktualniać kryteria naboru jedynie wówczas, gdy istnieje ku temu stwierdzenie. Przemyślany podział zadań umożliwia zachować spójność procesu, jednak niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.
Więcej: agencje rekrutacyjne.
