W powszechnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw sporo trudności wynika nie z braku wiedzy, lecz z utrwalonych możliwości wykonywania obowiązków. Pracownicy mogą znać procedury, a mimo to mieć problem z przekazywaniem informacji, ustalaniem priorytetów czy reagowaniem na nietypowe sytuacje. Takie problemy często ujawniają się dopiero przy większej liczbie zleceń, zmianie organizacji pracy albo pojawieniu się nowych obowiązków.
Analiza tych zdarzeń umożliwia określić, czy potrzebne jest uzupełnienie wiedzy, ćwiczenie konkretnych kwalifikacji, czy może zmiana sposobu organizacji zadań. W tym kontekście szkolenia dla firm mogą dotyczyć nie tylko wiedzy branżowej, niemniej jednak również zarządzania zdarza się, że, obsługi klienta, współpracy między działami i rozwiązywania problemów. Temat zajęć powinien wynikać z sytuacji, które de facto występują w danym środowisku pracy. W przeciwnym razie uczestnicy mogą poznać sporo ogólnych zasad, które niełatwo będzie odnieść do własnych zadań.
Przygotowanie programu wymaga uwzględnienia tego, jak pracownicy wykonują własne zadania i z jakimi ograniczeniami się mierzą. Na przykład, szkolenie dotyczące organizacji czasu nie rozwiąże kłopotu, o ile zasadniczą przyczyną opóźnień są niejasne podziały odpowiedzialności albo częste zmiany poleceń. Analogicznie zajęcia z komunikacji nie zastąpią ustalenia zasad przekazywania informacji między zespołami. Dlatego przed wyborem tematu warto zebrać opinie uczestników, prześledzić powtarzające się usterki i ustalić, jakich przekształceń oczekuje się po zakończeniu zajęć. Firma szkoleniowa może na tej podstawie opracować zakres materiału dopasowany do dokładnie określonej grupy, natomiast dokładność diagnozy zależy też od informacji przekazanych przez organizatora. Zbyt ogólny opis potrzeb utrudnia przygotowanie ćwiczeń odnoszących się do rzeczywistych sytuacji. Znaczenie ma także wielkość grupy. Przy liczniejszym zespole trudniej przeznaczyć każdemu uczestnikowi tyle samo czasu, w szczególności gdy program obejmuje zadania praktyczne i indywidualną informację zwrotną.
Osobną kwestią jest wybór metody prowadzenia zajęć. Wykład sprawdza się przy przekazywaniu uporządkowanych informacji, zmianach w przepisach lub omawianiu nowych zasad postępowania. Nie zawsze wystarcza natomiast wtedy, gdy uczestnicy mają nauczyć się reagowania na trudne sytuacje. W takich okolicznościach można wykorzystać analizę przypadków, ćwiczenia w parach albo symulacje rozmów. Ich przebieg powinien uwzględniać warunki zbliżone do codziennej pracy, ponieważ zbyt uproszczone przykłady nie pokazują wszystkich trudności. Warto także pozostawić czas na omówienie błędów i różnych możliwości rozwiązania tego samego kłopotu. Nie każda forma pasuje do każdego tematu. Ćwiczenia wymagające aktywnego udziału mogą być trudniejsze do przeprowadzenia w sporej grupie zdalnej, jednak spotkanie stacjonarne wiąże się z koniecznością uzgodnienia terminu i obietnice odpowiedniej przestrzeni. Na organizację wpływają również zmiany w grafiku, dostępność pracowników oraz wymaganie zachowania ciągłości bieżących obowiązków. Z takowych powodów program i forma zajęć powinny być zawarte z uwzględnieniem realnych sposobności organizacyjnych.
Istotnym elementem procesu jest sposób wykorzystania wiedzy po zakończeniu szkolenia. Sam udział w zajęciach nie znaczy, że pracownik w tej samej chwili zmieni swoje przyzwyczajenia. Część umiejętności wymaga powtarzania, a niektóre rozwiązania nieprosto zastosować bez odpowiednich warunków, narzędzi albo potwierdzenia przełożonych. Z tego względu warto przedtem ustalić, po czym będzie można poznać, że szkolenie odpowiadało na określoną potrzebę. W sytuacji obsługi klienta może to być sposób prowadzenia rozmów, przy pracy z dokumentami liczba powtarzających się pomyłek, a przy zarządzaniu zadaniami terminowość realizacji ustalonych obowiązków. Ocena powinna uwzględniać też czynniki niezależne od uczestników, tj. obciążenie pracą czy zmiana zakresu odpowiedzialności. Przydatne może być ponowne sprawdzenie efektów po kilku tygodniach, kiedy pojawi się możliwość użycia poznanych metod w praktyce. Takie podejście daje możliwość odróżnić zadowolenie z przebiegu spotkania od rzeczywistej zmiany w sposobie wykonywania zadań. Ułatwia także określenie, czy potrzebne są dodatkowe ćwiczenia, indywidualne wsparcie lub korekta procedur obowiązujących w organizacji.
Zobacz także: kursy dla firm.
